Pour les besoins de son fonctionnement, le comité d’entreprise dispose d’un budget versé par l’employeur. Ce budget lui permet d’assurer son rôle économique et lui assure une autonomie dans l’action.

L’employeur est-il obligé de verser cette subvention au CE ?

Oui, l’article L. 2325-43 du Code du travail indique que l’employeur à l’obligation de verser au comité d’entreprise une subvention qui correspond à 0,2 % de la masse salariale brute. Cette somme est néanmoins un minimum et non un maximum.

Bien que cela ne soit pas expressément prévu par les textes, c’est au CE qu’il incombe de gérer cette dotation et non à l’employeur.

Quels sont les montants que l’employeur peut déduire de cette subvention ?

L’employeur peut déduire le coût des biens fournis par l’entreprise au comité pour les besoins de son fonctionnement. Dans les faits, beaucoup d’entreprises autorisent leur CE à utiliser le papier, le téléphone, les services d’affranchissement du courrier, le fax, les photocopieurs de la société. Pourtant, les coûts générés par cette utilisation n’ont pas à être supportés par l’employeur mais bien par le CE. C’est pourquoi l’employeur est autorisé à déduire de la subvention de fonctionnement le coût de ces fournitures.

Il en est de même quand l’entreprise met à disposition du CE, un salarié ; l’entreprise peut déduire de la subvention de fonctionnement la quote-part du salaire et des charges sociales de cette personne en les ventilant sur chaque budget correspondant.

Par exemple : Quand un(e) secrétaire administratif (ve) exécute un travail de saisie, fait des photocopies, envoie des documents…pour savoir sur quel budget imputer le salaire correspondant à l’exécution de cette tâche, il faut s’attacher à la destination de la tâche accomplie :

– quand il-elle rédige et adresse les convocations aux participants de la réunion du CE, la partie de salaire correspondant à cette tâche n’est à imputer sur aucun des deux budgets du CE car il-elle exécute une mission relevant de la fonction du président de CE, donc de l’employeur ;

– quand il-elle rédige et adresse des convocations en vue de la tenue d’une séance de commission sociale ou culturelle, ou remet aux salariés leurs bons d’achat de Noël, le salaire afférent au temps passé à ce travail ne peut être imputé sur la subvention de 0,2 %, car cela concerne directement la gestion des activités sociales et culturelles ;

– quand il-elle retranscrit le procès-verbal d’une réunion du CE à partir de notes, le salaire afférent au temps passé à ce travail peut être imputé sur la subvention de 0,2 %.

L’employeur ne peut pas arbitrairement déduire une certaine somme de la subvention de fonctionnement correspondant à l’utilisation des biens et personnels, faute de quoi il se rendrait coupable de délit d’entrave.

En effet, le CE et l’employeur doivent aboutir à un accord sur la somme à déduire de la subvention de fonctionnement au titre de l’utilisation des moyens en personnel et matériel de l’entreprise.

En cas de contentieux, si aucun accord n’est trouvé, le tribunal de grande instance (TGI) procèdera lui-même à cette ventilation en diligentant au besoin un expert.

Ce que l’employeur ne peut pas déduire :

– L’employeur ne peut pas déduire de la subvention de 0,2 % des dépenses relatives aux activités sociales et culturelles. Ces deux budgets sont distincts.

– En effet, même si l’employeur est favorable à des « accords » de partage de budgets, il ne peut se soustraire à la Loi.

– L’employeur ne peut pas déduire de la subvention de 0,2 % des dépenses qu’il a réalisées de sa propre initiative. Par exemple, s’il confie la PV de réunion à sa secrétaire, il ne peut en imputer le coût sur la subvention de 0,2 %, sauf demande expresse du CE.

– L’employeur est tenu de mettre à la disposition du comité un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions. Il ne peut facturer la location d’un local ou de telles dépenses sur le 0,2 %.

Comment calculer la masse salariale brute ?

La masse salariale brute qui sert de base pour le calcul de la subvention de fonctionnement doit s’entendre comme la masse salariale comptable (compte 641 : rémunération du personnel) qui comprend les salaires, les appointements, les commissions de base, les primes et les gratifications, les indemnités de congés payés, les indemnités de licenciement et les indemnités de mise à la retraite.

La masse salariale servant au calcul de la dotation de fonctionnement doit également inclure le montant de la rémunération des salariés mis à disposition qui sont intégrés de façon étroite et permanente à la communauté de travail de l’entreprise utilisatrice.

En revanche, la rémunération versée aux intérimaires n’a pas à être incluse dans la masse salariale brute de l’entreprise utilisatrice.

Le calcul se fait sur la masse salariale de l’année en cours. Cependant, celle-ci n’étant pas connue en pratique avant la fin de l’année, le calcul se fait généralement sur le montant de l’année précédente et est réajusté en fin d’année.

Si l’entreprise comporte plusieurs établissements, l’employeur doit verser la montant de la subvention à chaque comité d’établissement. Ceux-ci doivent rétrocéder au comité central d’entreprise une partie de leur subvention de fonctionnement.

Quand doit être versé le budget de fonctionnement ?

En principe, le versement doit être effectué une fois par an. Toutefois, l’employeur n’est pas tenu d’effectuer ce versement au début de l’année. L’employeur, peut aussi décider d’effectuer plusieurs versements dans l’année, à condition toutefois que ces versements permettent au CE d’assurer un fonctionnement normal. En pratique, il est conseillé de conclure un accord fixant les modalités du versement et sa périodicité. Quels sont les droits du CE en cas de retard ou de défaut de paiement de la subvention de fonctionnement ?

– Demander à l’employeur de justifier ce défaut ou retard de paiement ;

– Contacter l’inspection du travail afin qu’elle se rapproche du chef d’entreprise pour le sensibiliser au respect de ses obligations ;

– Adresser à l’employeur une mise en demeure de payer par lettre recommandée avec AR ou signifiée par voie d’huissier ;

– Assigner l’employeur devant les tribunaux correctionnels pour délit d’entrave au fonctionnement régulier du CE …

– … et/ou devant les tribunaux civils pour réclamer les sommes qui sont dues, et éventuellement des dommages et intérêts y afférents.

Le délai est de 5 ans pour introduire une action en cas de non-paiement des sommes dues au titre du budget de fonctionnement. Comment utiliser le budget de fonctionnement ?

La subvention de fonctionnement doit permettre au comité d’entreprise d’assurer son rôle économique. Elle sert essentiellement à couvrir des dépenses liées à la gestion courante du comité, les frais d’expertise ainsi que les dépenses de formation.

L’employeur ne participe pas au vote relatif à l’utilisation du budget de fonctionnement.

– Ce budget peut être utilisé pour prendre en charge :

– Les frais de formation des membres titulaires du comité d’entreprise (frais d’inscription, de déplacement, d’hébergement et de restauration). En revanche, le maintien de la rémunération doit être assuré par l’employeur ;

– Les frais courants de fonctionnement du CE : frais de communications téléphoniques, abonnements internet, frais postaux ;

– Les salaires des personnes recrutées par le comité d’entreprise et affectées à des postes liés au fonctionnement administratif du comité (secrétariat par exemple) ;

– Les frais de déplacement des membres du comité dans l’exercice de leur mandat, en dehors des réunions convoquées par l’employeur ;

– Les frais d’expertise, lorsque le CE a recours à un expert-comptable rémunéré par lui pour l’établissement ou l’audit des comptes du CE ;

– Les frais d’expertise, lorsque le CE a recours à un expert technique dans le cadre des procédures de licenciements économiques collectifs avec plan de sauvegarde de l’emploi. Il convient de ne pas confondre expert technique et expert-comptable dont les frais sont entièrement pris en charge par la direction de l’entreprise en cas de PSE (comme dans l’examen des comptes annuels, droits d’alerte…) comme le code du travail l’impose ;

– Le financement de campagnes d’informations ou d’enquêtes auprès du personnel relatives aux conditions de travail dans l’entreprise.

– Le budget de fonctionnement ne peut pas être utilisé pour :

– Financer une activité sociale ou culturelle au profit des salariés ; - Prendre en charge les dépenses personnelles des membres du CE non liée à l’exercice de leur mission. - Les sommes inutilisées une année peuvent être reportées sur le budget de fonctionnement des années suivantes ou être placées.

Sur quel budget imputer certaines dépenses ?

– L’achat de cartes

Certains CE achètent des cartes qui sont ensuite redistribuées au personnel. Avec ces cartes, le personnel muni d’un code personnalisé peut réserver, à des tarifs préférentiels, spectacles, voyages, cadeaux, etc…

Pour savoir sur quel budget imputer l’achat de ces cartes, il faut se poser la question de leur utilisation. Ces cartes permettent au salarié de réserver des places de spectacles, des excursions ou voyages à des tarifs préférentiels. Ces dépenses seraient normalement imputées sur le budget des activités sociales et culturelles si elles étaient faites directement par le comité. Il n’y a donc pas de raison que le comité achète ces cartes avec le budget de fonctionnement du comité d’entreprise.

– Le prêt aux salariés

L’activité « prêt aux salariés » relève de la catégorie des activités sociales et culturelles. Les sommes prêtées doivent être déduites du budget des activités sociales et culturelles.

– Les opérations de communication

Rien ne s’oppose à ce qu’un comité organise une opération de communication. Dès lors qu’il s’agit d’une opération de communication, la dépense relève du budget de fonctionnement. Toutefois, attention de ne pas trop en faire.

Si l’opération de communication consiste à offrir une clé USB sur laquelle sont décrites le rôle et les missions du CE, il n’y a pas de problème.

En revanche, le fait de donner un tee-shirt (ou autre support) portant le sigle du CE n’est pas à priori une action qui est directement liée au rôle économique du CE et de ce fait ce type d’opération pourrait être contestée.

Quels sont les risques encourus en cas d’utilisation illicite du budget de fonctionnement ?

En cas d’utilisation illicite du budget de fonctionnement, tout membre du CE peut intenter une action en justice devant le tribunal de grande instance en vue :

– De demander l’annulation de la délibération par laquelle le CE a décidé d’affecter une partie de son budget de fonctionnement à une activité sociale et culturelle ;

– De faire interdire au comité d’entreprise d’engager la dépense litigieuse.